こんにちは、もぐらです。
今回は、「説明する力をつけるにはどうすればいいのか」について書いていきます。
現場監督をしていると、職人さんへの指示、上司への報告、業者との打ち合わせなど、人に何かを説明する場面がかなり多いです。
僕自身も、
「えーっと……」
「ちょっと確認します」
「ここは……こうです」
と、うまく説明できずに困ることがあります。
知識がないことも原因ですが、それだけではなく、頭の中で情報を整理してから話す力がまだ足りないのだと思います。
説明力は、単にたくさん話せることではありません。
相手が理解しやすいように、必要な情報を整理して伝える力です。
そこで今回は、現場監督として説明力を鍛えるために、僕自身が実践したい方法をまとめます。
1．説明がうまい人は何が違う？
説明がうまい人は、ただ話すのが上手なわけではありません。
「相手が何を知りたいのか」
を考えて話しています。
例えば、
「明日、コンクリート打設があります」
だけでは、職人さんは、
「何時から？」
「どこから？」
「誰がやるの？」
「何を準備するの？」
と疑問が残ります。
そこで、
「明日の8時から、1階スラブのコンクリート打設を行います。7時30分までにポンプ車を設置して、打設前に型枠・配筋・スリーブを最終確認します。」
と伝えれば、かなり分かりやすくなります。
つまり、説明する側が知っている情報を全部話すのではなく、相手が必要とする情報を整理して伝えることが大切です。
2．まず「結論」から話す
説明力を鍛えるうえで、まず覚えたいのが、
PREP法
です。
PREP法は、
- P：Point（結論）
- R：Reason（理由）
- E：Example（具体例）
- P：Point（結論）
の順番で話す方法です。
例えば、上司に、
「明日の外構工事は大丈夫ですか？」
と聞かれたとします。
悪い例は、
「えーっと、材料は来る予定で……。職人さんも来ると言っていて……。ただ、天気がちょっと……」
と、思いついた順番で話してしまうこと。
PREPを使うなら、
「明日の外構工事は予定通り施工できる見込みです。」
↓
「材料の搬入と職人の手配ができているためです。」
↓
「砕石は今日搬入済みで、明日は3名入る予定です。」
↓
「そのため、現時点では予定通り進められる見込みです。」
という形です。
これだけでも、かなり伝わりやすくなります。
3．相手の立場で考える
説明するときに大切なのが、
「自分が分かっているから、相手も分かるだろう」
と思わないことです。
自分にとって当たり前のことでも、相手にとっては初めて聞く情報かもしれません。
特に建設現場では、
「墨」「逃げ」「FL」「天端」「ふかし」「飲み込み」
など、専門用語がたくさん出てきます。
相手によっては専門用語が通じますが、そうでない人には言葉を置き換えたほうが伝わります。
説明では、聞き手の知識や立場を考えて言葉を選ぶことが重要とされています。
4．5W1Hを意識する
説明がごちゃごちゃしてしまうときは、
5W1H
を使います。
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
- How：どうやって
です。
例えば、
「明日の8時から、1階東側で、鉄筋業者が、基礎の配筋を行います。明後日の配筋検査に間に合わせるためです。図面を確認しながら組み立ててもらいます。」
と整理できます。
現場では、
「いつ・どこで・誰が・何をするのか」
だけでもかなり重要です。
5．数字を使って具体的にする
説明するときに、
「ちょっと」
「かなり」
「早めに」
「なるべく」
という言葉ばかり使っていませんか？
これらは人によって基準が違います。
例えば、
「早めにお願いします。」
よりも、
「明日の10時までにお願いします。」
のほうが明確です。
「少し離してください」
よりも、
「壁から100mm逃がしてください。」
のほうが分かりやすい。
現場監督なら、特に数字を使って説明する癖をつけたいです。
6．専門用語をそのまま使わない
専門用語を知っていることと、説明が上手いことは別です。
例えば、
「ここはふかして納めてください」
だけでは、相手によっては分かりにくいかもしれません。
必要なら、
「壁の仕上がり面から50mmほど前に出して、こちらの面に合わせてください。」
のように、実際の状態をイメージできる言葉に変換する。
説明力を鍛えるときは、
「中学生にも伝わるかな？」
くらいの分かりやすさを意識する方法も紹介されています。
7．1分間要約をやってみる
説明力を鍛える練習として、僕がやってみたいのが、
1分間要約
です。
例えば、その日に現場で学んだことを1分間で説明します。
今日、
「長張りについて学んだ」
のであれば、
「今日は長張りを掛け替える方法を学びました。元の長張りの下端に貫を合わせて杭を打ち、その高さを新しい場所に移しました。高さの基準を明確にすることが重要だと分かりました。」
という感じです。
これを毎日やります。
最初はうまく話せなくても大丈夫です。
むしろ、
「あれ？自分って説明できないな」
と気づくことがトレーニングのスタートになります。
8．現場監督なら「指示」で練習する
現場監督の場合、説明力を鍛えるチャンスは毎日あります。
例えば職人さんに、
「ここお願いします」
だけで終わらせず、
「明日の午前中までに、この壁のLGSを組んでください。基準はこの墨です。開口部は図面の寸法に合わせてください。終わったら僕に声をかけてください。」
と伝える。
これなら、
いつまでに
どこを
何を
何を基準に
終わったらどうするか
が分かります。
説明力を鍛えるためには、普段の仕事そのものを練習に変えてしまうのがいいと思います。
9．今日からできる説明力トレーニング
僕自身、これから次の5つを意識していきたいです。
① 結論から話す
「結論から言うと……」
を口癖にする。
② 5W1Hで整理する
いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって
を考える。
③ 数字を入れる
「早めに」ではなく、
「○日の○時まで」
と具体的にする。
④ 相手が分かる言葉に変える
専門用語を知っていることより、
相手に伝わることを優先する。
⑤ 1日1回、1分間で説明する
今日学んだことを、
「1分で説明してください」
と言われたつもりで話してみる。
まとめ
説明力は、
生まれつき話が上手い人だけが持っている能力ではありません。
話す順番を決める。
相手の立場を考える。
数字を使う。
専門用語を分かりやすくする。
そして、何度も実際に話してみる。
こうした練習を積み重ねることで、少しずつ鍛えていけます。
特に現場監督は、
「自分が分かっている」だけでは仕事になりません。
職人さんに伝える。
業者に伝える。
所長に報告する。
他業者と調整する。
そして、相手に正しく理解してもらう。
だからこそ、施工知識と同じくらい「説明する力」も大切だと思います。
僕自身も、まだまだ説明がうまくできないことがあります。
だからこれからは、
「結論 → 理由 → 具体例 → 結論」
を意識して、毎日の現場で練習していきたいと思います。
まずは今日から、
「結論から言う」
これだけでも始めてみます。
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